Användningstillstånd

Statistikcentralen kan lämna ut eller ge tillgång till uppgifter insamlade för statistiska ändamål för vetenskapliga undersökningar och statistiska utredningar gällande samhällsförhållanden. Statistikcentralen får inte lämna ut eller ge tillgång till uppgifter som fåtts för statistiska ändamål för att användas i undersökningar eller utredningar, tillsyn, rättegångar, administrativt beslutsfattande eller vid någon annan motsvarande behandling av ärenden som gäller personer, företag, sammanslutningar eller stiftelser. 

Med tillgång till uppgifter avses mer begränsade möjligheter att behandla uppgifterna än vid utlämnande av uppgifter. Statistikcentralen kan ge forskare tillgång till sådana sekretessbelagda uppgifter där möjligheten att direkt identifiera statistikenheten har tagits bort. Rätt att få tillgång till uppgifter ges i de flesta fall via Statistikcentralens distansanvändningssystem FIONA. Det är fråga om utlämnande av uppgifter då uppgifter om ålder, kön, utbildning, yrke och socioekonomisk ställning med stöd av 19 § i statistiklagen lämnas ut till den som ansöker om tillgång till uppgifterna.

På beviljande av användningstillstånd tillämpas dessutom 28 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen). Användningstillstånd kan beviljas i enskilda fall, om det är uppenbart att de intressen som sekretessplikten är avsedd att skydda inte kränks om uppgifter lämnas ut. Vid behandlingen av ansökan om användningstillstånd ägnas särskild uppmärksamhet åt dataskyddsfrågor. Prövningen av om tillstånd ska beviljas ska dock utgå från att den vetenskapliga forskningens frihet tryggas.

Vid beviljande av användningstillstånd iakttas följande principer och villkor:

Tillståndsinnehavare

Sökanden av användningstillstånd och den personuppgiftsansvarige kan vara en myndighet, ett institut eller en enskild forskare. Också då sökanden är en myndighet eller ett institut, beviljas användningstillstånd till en utnämnd person eller flera utnämnda personer. Uppgiftsanvändarna ska specificeras så noggrant som möjligt i ansökan. Ändring ska sökas i användningstillståndet om personen/personerna byts ut eller övergår till ett annat institut och vill fortsätta sin undersökning där.

För varje undersökning ska det utses en ansvarig ledare eller någon annan person som ansvarar för undersökningen och som har till uppgift att se till att de övriga som deltar i användningen av uppgifterna känner till villkoren för användningstillståndet och iakttar dem. 

Material

Statistikcentralens datalager innehåller uppgifter som samlats in för statistiska ändamål. Användningstillstånd beviljas för färdigt material som bildats för forsknings- och utredningsändamål och separat för material som skräddarsytts för olika forskningsprojekt. Statistikcentralen kan också bevilja användningstillstånd till andra registeransvarigas färdiga material.

Enligt statistiklagen beslutar Statistikcentralen självständigt om alla användningstillstånd som beviljas för primärmaterial som den förfogar över.

Vid prövningen av om användningstillstånd ska beviljas beaktas också annat material som den som ansöker om användningstillstånd har till sitt förfogande. Om användningstillstånd beviljas och användningen av Statistikcentralens material förutsätter att materialet behandlas i distansanvändningssystemet FIONA, ska sammanslagningen med annat material ske vid Statistikcentralen. 

Specificering av användningsändamålet och det material som används

Den som ansöker om användningstillstånd ska tillräckligt tydligt specificera användningsändamålet för uppgifterna samt de uppgifter som begärs från Statistikcentralen och uppgifternas nödvändighet för undersökningen. Dessutom ska andra informationsmaterial som används specificeras. Till ansökan ska bifogas en forskningsplan och om man ansöker om material som lämnas ut (inte för distansanvändningssystem) ska också undersökningens dataskyddsmeddelande/dataskyddsbeskrivning bifogas.

Statistikcentralen förutsätter i särskilda fall att sökanden gör en konsekvensbedömning av dataskyddet, t.ex. då ansökan i stor utsträckning gäller uppgifter om brott och förseelser samt uppgifter som i stor omfattning hör till särskilda kategorier av personuppgifter.

Vid specificeringen av materialet i ansökningsskedet ska Statistikcentralen tillsammans med forskaren utreda om materialet lämpar sig för den aktuella undersökningen. 

Identifikationsuppgifter

Identifikationsuppgifter (i fråga om personuppgifter närmast personbeteckningar, namn, adresser och vid behov också andra uppgifter, i fråga om andra statistikenheter identifikationsuppgifter) raderas ur det material som användningstillstånd ges till eller så presenteras uppgifterna på en grövre nivå eller sammanslås för att förhindra identifiering. De uppgifter som raderas eller sättet för sammanslagning anges i beslutet om användningstillstånd. Identifikationsuppgifterna kan ersättas med pseudokoder, som gör det möjligt att sammanslå olika material.

Identifikationsuppgifterna behöver inte raderas om sökanden begär dödsorsaksuppgifter för en persongrupp som sökanden uppgett med identifikationskoder. Även uppgifter om ålder, kön, utbildning, yrke och socioekonomisk ställning kan överlåtas med identifieringsuppgifter under förutsättning att sökanden enligt dataskyddsförordningen har rätt att samla in dessa uppgifter. En utredning om detta ska lämnas in med ansökan. Därtill förutsätts det att utlämnandet av uppgifter i identifierbar form är nödvändigt för forskningen.

Sätt och metoder för utlämnande av uppgifter

När det gäller undersökningsmaterial där indirekt identifiering är möjligt, ger Statistikcentralen rätt att använda materialet på distans (via distansanvändningssystemet FIONA) eller så kan materialet användas i Statistikcentralens forskningslaboratorium. Distansanvändningssystemet FIONA är en kvalitetsreviderad datasäker miljö som kräver stark autentisering. Du loggar in på FIONA genom Haka-, Suomi.fi-, Virtu- eller EduGAIN-identifiering och Duo Securitys mobilapplikation. Material som gjorts helt oidentifierbart och de uppgifter som räknas upp i 19 § i statistiklagen kan också lämnas ut till forskare. 

Statistikcentralen har rätt att granska de utskrifter som tas ut ur distansanvändningssystemet. Av mottagaren av användningstillståndet kan man också kräva att han eller hon ska presentera utredningens eller undersökningens resultat för Statistikcentralen innan de publiceras.

Användningstillståndets villkor

Uppgifterna får bara användas för det ändamål som specificerats i beslutet. Uppgifterna ska behandlas konfidentiellt och får inte lämnas ut vidare utan Statistikcentralens tillstånd. Alla som deltar i bearbetningen av uppgifter undertecknar en sekretessförbindelse.

Användningen av sekretessförbindelse grundar sig på EG-kommissionens rekommendation om medlemsstaternas och gemenskapens statistikmyndigheters oberoende, integritet och ansvar. Rekommendationen finns bakom länken nedan.

Användningstillståndets giltighetstid

Användningstillstånd beviljas för viss tid, högst fem år. Därför ska den uppskattade användningstiden för det material som användningsändamålet förutsätter uppges i ansökan om användningstillstånd. 

Det användningstillstånd som beviljats för distansanvändning av materialet upphör när tidsfristen gått ut, om inte användningstillståndet förnyas. Det material som överlåtits till forskaren och eventuella kopior av materialet ska förstöras vid den tidpunkt som anges i användningstillståndet. Statistikcentralen ska informeras om att materialet förstörts. Statistikcentralen följer upp att förstöringsvillkoret följs i enlighet med beslutet om användningstillstånd.

Kontaktperson

I beslutet om användningstillstånd ska det anges vem vid Statistikcentralen som är kontaktperson i frågor som gäller utlämnande och användning av materialet.

Att lämna in ansökan

Ansök om användningstillstånd och lämna in sekretessförbindelser i Statistikcentralens tjänst för tillståndsansökan.

Fyll i ansökan omsorgsfullt, så att din ansökan kan behandlas utan att behöva kompletteras. Mera information om ansökan om användningstillstånd finns på forskartjänsternas webbsida Mikromaterial.